BRWG Biuro Rachunkowe

🧾 KSeF i różne daty na fakturze – na to trzeba uważać!

Widzimy, że temat nadal budzi sporo wątpliwości, dlatego krótkie przypomnienie 👇

Przy fakturach ustrukturyzowanych w KSeF mogą pojawić się nawet 4 różne daty – i każda oznacza coś innego.

📅 1. Data sprzedaży
To dzień wykonania usługi lub dostawy towaru.
W wielu przypadkach to właśnie ta data decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego VAT.

Przykład:
Sprzedaż wykonana 30 kwietnia, faktura wystawiona 2 maja?
➡️ Po stronie sprzedawcy VAT co do zasady rozliczamy za kwiecień, a nie maj.

📅 2. Data wystawienia faktury
To data utworzenia dokumentu w systemie księgowym / programie do fakturowania.

📅 3. Data wysłania do KSeF
To moment przekazania dokumentu do systemu.
Może być inna niż data wystawienia (np. opóźniona wysyłka, tryb offline24, awaria systemu).

📅 4. Data przetworzenia / nadania numeru KSeF
To moment, w którym KSeF przyjmie dokument i nada numer identyfikacyjny.

To bardzo ważne, bo:
✅ wtedy faktura jest uznana za otrzymaną przez nabywcę
✅ i co do zasady dopiero wtedy daje prawo do odliczenia VAT po stronie odbiorcy

Przykład:
Faktura wystawiona 31 marca, ale KSeF przetworzył ją 1 kwietnia?
➡️ Odbiorca rozlicza VAT dopiero w kwietniu.

W praktyce różnice między tymi datami mogą powodować błędy w rozliczeniach, jeśli nie kontrolujemy procesu wysyłki do KSeF.

Jeśli korzystacie z własnych systemów fakturowych – warto regularnie sprawdzać, czy faktura faktycznie została przetworzona przez KSeF, a nie tylko wystawiona.

🔔 KSeF a „zdublowane” faktury zakupowe – ważna informacja dla przedsiębiorców

Po wdrożeniu KSeF coraz częściej spotykamy się z sytuacją, w której ta sama faktura zakupowa trafia do firmy dwa razy – np. najpierw mailem jako PDF, a później przez KSeF.

Czy to oznacza konieczność korekty VAT i JPK?
Niekoniecznie.

Aktualne interpretacje indywidualne potwierdzają, że jeżeli mówimy o tej samej fakturze dokumentującej ten sam zakup, samo ponowne otrzymanie dokumentu przez inny kanał nie oznacza automatycznie obowiązku korekty rozliczeń.

To oznacza, że:
✔ zachowujesz prawo do odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF,
✔ późniejsze pojawienie się tej samej faktury w KSeF nie musi oznaczać korekty JPK,
✔ najważniejsze to nie zaksięgować tego samego dokumentu drugi raz.

Potwierdzają to m.in. najnowsze interpretacje Dyrektora KIS z kwietnia 2026 r.

Uwaga — nie każda podobna faktura to dubel. Szczególną ostrożność trzeba zachować, jeśli:

różnią się numery faktur,
różnią się daty,
pojawiła się faktura korygująca,
dokument dotyczy innej transakcji.

W praktyce okres przejściowy KSeF przynosi sporo takich sytuacji, dlatego przed ponownym zaksięgowaniem dokumentu warto to dobrze zweryfikować.

Masz wątpliwości? Skontaktuj się z nami.

**Dzień 0 KSeF już od jutra – ważne przypomnienie**

W kontekście nadchodzących zmian chcemy przypomnieć jedną kluczową rzecz – nie zmieniły się przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur.

Nadal obowiązuje zasada:

* fakturę można wystawić do 60 dni przed sprzedażą
* w dniu sprzedaży
* lub do 15. dnia miesiąca następnego

Te same zasady dotyczą również zaliczek.

Zmiana dotyczy natomiast przekazywania faktur:
* od jutra fakturę wystawioną dla innego podatnika należy niezwłocznie przesłać do KSeF

Warto pamiętać: **data przetworzenia faktury w KSeF jest datą jej otrzymania przez klienta**.

**Praktyczna wskazówka:**
Jeżeli Wasz system fakturowania nie jest jeszcze w pełni gotowy:

* faktury za marzec wystawcie jeszcze dziś
* faktury za kwiecień mogą chwilę poczekać.

---