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Guardar documentos en la nube puede ser práctico, eficiente y necesario para muchas organizaciones.

Pero utilizar servicios como almacenamiento en la nube no elimina la responsabilidad de la empresa sobre los datos personales que trata.

El riesgo no está solo en “dónde se guarda” la información, sino en cómo se configura, quién accede, qué permisos existen y qué medidas de seguridad se aplican.

Antes de almacenar información de clientes, trabajadores, pacientes o proveedores en la nube, conviene revisar:
permisos de acceso.
No todas las personas de la organización deben acceder a toda la información.

doble factor de autenticación.
Una contraseña por sí sola puede no ser suficiente.

contrato con el proveedor.
Debe existir un marco claro sobre el tratamiento de los datos.

ubicación y transferencias internacionales.
Es necesario conocer dónde se alojan o pueden tratarse los datos.

copias de seguridad.
La disponibilidad también forma parte de la seguridad.

baja de usuarios.
Cuando una persona deja la organización, sus accesos deben revocarse de forma inmediata.

registro y trazabilidad.
La empresa debe poder saber quién accede, modifica o comparte la información.

La nube puede ser una herramienta segura, pero solo si se utiliza con una configuración adecuada y una política interna clara.

La confianza no sustituye al control.
¿tu organización ha revisado la seguridad de sus carpetas en la nube?

En protección de datos, el consentimiento no sirve si después no puedes probar cómo, cuándo y por qué se recabó.
El RGPD exige que el responsable pueda demostrar en todo momento que el interesado dio su consentimiento de forma válida, específica e inequívoca.

¿Tienes ya en tu organización un sistema claro de registro de consentimientos (fechas, versiones, formularios, canales, etc.)?