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Veranstaltungen erfolgreich planen und durchführen

Bei der Planung von Veranstaltungen gibt es einige Fallstricke, die zu großer Blamage führen können, besonders bei Großveranstaltungen, wie Hochzeiten, Konferenzen oder Messen. Wie so oft lauert der Teufel im Detail, aber auch bei der Zeitplanung und strengem Einhalten von Lieferzeiten. Hier ein paar Tipps, damit die Veranstaltung besser gelingt.

Viele haben wahrscheinlich schon bei der Planung einer Geburtstagsfeier oder ähnlichem festgestellt, dass Dinge schief gehen, die man nicht erwartet hätte. Relativ oft, stellt man fest, dass man entweder etwas vergessen hat oder man verlässt sich auf jemanden, der einen im Stich lässt und dann fehlt es an Zeit für einen Plan B.
Als Erstes ist es wichtig listen zu erstellen, z.B.:
Wer kann mir helfen? Für wen mache ich die Veranstaltung und wer sind dann die Teilnehmer an der Veranstaltung? Was ist das für eine Veranstaltung und was brauche ich für diesen Rahmen? (Equipment, Programm, Essen, usw.) Was sind die Kosten und wo finde ich Sponsoren? Wie werden Einladungen gestaltet und zugesandt?
Für all das müssen dann Endtermine festgesetzt werden und es ist wichtig immer den Stand jeder Einzelposition im Auge zu behalten.
Als Zweites gilt es Einladungen und Werbung, falls notwendig, rechtzeitig zu starten. Jeder hat seinen Zeitplan und muss rechtzeitig informiert werden, damit er Zeit für die Veranstaltung reservieren kann. In diesem Stadium sollten die Sponsoren feststehen und klar sein, dass die Kosten gedeckt sind und ein klares Programm ausgearbeitet sein. Außerdem müssen eventuell benötigte Genehmigungen von Ämtern eingeholt werden und je nach Veranstaltungstyp Notfallhelfer (Feuerwehr, Ambulanz) organisiert werden. Wichtig ist von diesem Zeitpunkt an regelmäßig im Kontakt mit Veranstaltungsteam, aber auch Teilnehmern zu bleiben. Kurze Mitteilungen über den Stand der Dinge halten den Termin im Gedächtnis. Man sollte sich auch um die Organisation der Personentransporte und Unterbringung kümmern.
Als Drittes sollte man ab ein bis zwei Tage vorher, immer wieder den Stand aller Einzelpunkten der Veranstaltung prüfen, auf Fertigstellungszeiten hinweisen und Ausweichpläne erstellen, falls doch etwas nicht funktioniert. Mit seinem Team sollte man nochmal durch alle Ausstattungspunkte gehen, wie Licht, Musik, Dekoration, Sicherheit, und so weiter.
Viertens sollte man auch am Tag der Veranstaltung nie davon ausgehen, dass die Dinge von allein funktionieren. Man sollte vor Beginn mit seinem Team vor Ort sein und alles Prüfen, z.B. Technik, Dekoration, Sponsoren-Werbung, und so weiter. Auch sollten noch einmal geprüft werden, ob Sondergäste, Essen, Blumen, Toiletten, Wasser, usw. rechtzeitig fertig sind oder genug davon vorhanden ist.
Zuletzt ist es für einen professionellen Veranstalter immer wichtig, nach der Veranstaltung alles nochmal R***e passieren zu lassen und aus Fehlern zu lernen.

Wir stehen Ihnen gern mit unserer Erfahrung und Know-How zur Verfügung.

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