Audit Interne

De nombreuses personnes disent: « Lorsque je gagnerai beaucoup d’argent, je n’aurai plus de problèmes d’argent. » Elles ne réalisent pas que l’individu qui a trop d’argent a autant de problèmes que celui qui n’en a pas assez. Peu de gens comprennent à quel point il est loin d’être simple de posséder trop d’argent.

Si tant de gens se trouvent sans le moindre sou après avoir gagné beaucoup d’argent, c’est parce qu’ils n’ont pas su résoudre ce problème

QUESTIONS DES INTERNAUTES: Quelles sont les qualités d'une procédure ?

Les qualités d’une procédure

UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme.

EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
COMPLÈTE en respectant la condition « nécessaire et suffisant ».

COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures, consignes…) et les autres systèmes de management..

CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés.

CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre.

Le contenu d’une procédure (Qui, Quoi, Quand, Comment)

Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure.

Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et faire référence à COMMENT le faire (instruction spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND).

Pour décrire ces aspects, le logigramme semble être la forme la plus adaptée et plus universellement compréhensible.

L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures
Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines « règles » pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document.

Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations « officielles ») :

Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;

Rectangle symbolise une action;

Losange une question, une décision.

L’avantage du logigramme par rapport à d’autres formes telle que la Modélisation RAD (Role Activity Diagram) (Figure 2.) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi chacun doit observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient.

A l’inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n’observer que la colonne qui le concerne et enlève ainsi tout l’intérêt de l’approche systémique induite par un système de management de la qualité et permettant de renforcer l’implication des acteurs du système.

Je vous conseille les blogs spécialisés comme le blog "QUALIBLOG | LE BLOG DU MANAGER QHSE" pour des questions de qualité des process.

Merci !

Ne rien faire ou dire pour plaire et ne rien dire ou faire pour nuire.

Fondement éthique de l'Audit Interne

LES SIGNAUX D'ALERTE EN MATIÈRE DE FRAUDE

Suite 2: LES SIGNAUX RELATIFS AU CYCLE AUDIT

L'audit interne analyse les activités dans quatre domaines ou cycles d'ordre général:

- les ventes et créances
- les dépenses et acquisitions
- la production ou l'exploitation
- le financement et les activités de trésorerie

À tous ces cycles, on retrouve des signaux d'alerte de fraude que L'Auditeur interne doit savoir détecter et analyser. Sans être exhaustif, essayons d'en énumérer pars cycle.

1- CYCLE DES VENTES

- augmentations inhabituelles en dépit des tendances de l'industrie
- Écarts entre des expéditions élevées et des ventes faibles
- Recouvrement lent des créances
- Pertes sèches douteuses de comptes non perçus

2- CYCLES DES DÉPENSES

- Rotation importante parmi les acheteurs ou dans le service de la paie
- Volumes démesurés achetés auprès d'un ou deux fournisseurs (recours systématique au même fournisseurs)
- Recours aux fournisseurs non spécialisés ni qualifiés
- Absence d'évaluation des fournisseurs à la fin des projets
- Plusieurs comptes bancaires pour un même fournisseur
- Augmentation injustifiée ou peu justifiée des frais du personnel
- Accès facile aux effets de paiement vierges (Chèques, Ordres de virement, Mise à disposition, cash) ou au logiciel de paiement en ligne
- Les effets de paiement signés sans pièces justificatives
- Retour fréquent des fournitures
- Recours fréquent aux avenants ou cautions pour achever les chantiers ou projets
- absence de séparation de tâches entre demandeur, acheteur, contrôleur et payeur
- Contentieux fréquents avec les fournisseurs
- Absence de plainte des prestataires et/ou des contrôleurs de chantiers malgré les retards dans l'exécution des travaux ou la mauvaise exécution des travaux

3- CYCLE DE PRODUCTION

- Pertes excessives ou bonus inattendus
- Accès incontrôlé à l'entrepôt et à l'aire d'expédition
- Coûts de réparation ou de maintenance anormalement élevés
- Écarts entre le taux de rotation des stocks et le cycle de production
- Fausses expéditions

4- CYCLE DE FINANCEMENT

- Importantes modifications apportées aux chiffres clés avant une demande de nouveau financement
- Importants réajustements dès soldes de trésorerie à la clôture
- Écarts entre les ventes et les créances
- Retards dans les rapports financiers
- Les emprunts contractés sans identification claire de l'emploi
- pertes sèches douteuses de comptes non perçus

Patrick Duprix Anicet Mani
Patrick Duprix Anicet Mani
Audit Interne
Auditeur Interne Sénior Manager